Racionalización Administrativa: Estudio de tiempos y movimientos y su vigencia actual

Por. Lic. Adm. Miguel Polo Córdova, Coordinador de CEPREVI – Universidad Nacional Federico Villarreal

Un Estudio de tiempos y movimientos (o Estudio de movimientos) es una técnica de eficiencia en el negocio que combina el trabajo de Estudio de Tiempos realizado por Frederick Winslow Taylor junto con el trabajo de Estudio de Movimientos de Frank y Lillian Gilbreth (la misma pareja conocida por el libro y filme biográfico de 1950). Es un trabajo mayoritariamente de la Administración científica (Filosofía Taylor). Posterior a su primera introducción, el estudio de tiempos se desarrolló en la dirección de establecer tiempos estándar, mientras que el estudio de movimientos evolucionó en una técnica para mejorar los métodos de trabajo. Ambas técnicas fueron integradas y mejoradas en un método ampliamente aceptado y sobre todo aplicable para la mejora y actualización de sistemas de trabajo. Esta integración acoplada a la mejora de sistemas de trabajo es conocida como Ingeniería de métodos​ y es aplicada hoy en día tanto a la industria como a organizaciones que otorgan servicios tales como: bancos, escuelas y hospitales. ​Estudio de tiempos El estudio de tiempos es una observación directa y continua de una tarea utilizando un dispositivo preciso para medir el tiempo (por ejemplo: cronómetro con lectura decimal, cronómetro electrónico asistido por computadora o una cámara de video) para grabar el tiempo que toma completar la tarea a estudiar. ​ Este método es comúnmente usado cuando:

• Existen ciclos de trabajo repetitivos de corta o larga duración.
• Se desempeña una gran variedad de trabajo desigual.
• Cuando los elementos del proceso de control son parte del ciclo de trabajo.

El estudio de tiempos, según Carlos López, el estudio de tiempos es una técnica de medición del trabajo empleada para registrar los tiempos de trabajo y actividades correspondientes a las operaciones de una tarea definida, efectuada en condiciones determinadas, con el fin de analizar los datos y poder calcular el tiempo requerido para efectuar la tarea según un método de ejecución establecido. Su finalidad consiste en establecer medidas o normas de rendimiento para la ejecución de una tarea.

Requerimientos

Antes de emprender el estudio hay que considerar, básicamente, lo siguiente:

• Para obtener un estándar es necesario que el operario domine a la perfección la técnica de la labor que se va a estudiar.
• El método a estudiar debe haberse estandarizado
• El empleado debe saber que está siendo evaluado, así como su supervisor y los representantes del sindicato
• El analista debe estar capacitado y debe contar con todas las herramientas necesarias para realizar la evaluación
• El equipamiento del analista debe comprender al menos un cronómetro, una planilla o formato preimpreso y una calculadora. Elementos complementarios que permiten un mejor análisis son la filmadora, la grabadora y en lo posible un cronómetro electrónico y una computadora personal.
• La actitud del trabajador y del analista debe ser tranquila y el segundo no deberá ejercer presiones sobre el primero

Hay dos métodos básicos para realizar el estudio de tiempos, el continuo y el de regresos a cero.

1. En el método continuo se deja correr el cronómetro mientras dura el estudio. En esta técnica, el cronómetro se lee en el punto terminal de cada elemento, mientras las manecillas están en movimiento. En caso de tener un cronómetro electrónico, se puede proporcionar un valor numérico inmóvil.
2. En el método de regresos a cero el cronómetro se lee a la terminación de cada elemento, y luego se regresa a cero de inmediato. Al iniciarse el siguiente elemento el cronómetro parte de cero. El tiempo transcurrido se lee directamente en el cronómetro al finalizar este elemento y se regresa a cero otra vez, y así sucesivamente durante todo el estudio.

Objetivos del estudio de tiempos

• Minimizar el tiempo requerido para la ejecución de trabajos.
• Conservar los recursos y minimizar los costos.
• Efectuar la producción sin perder de vista la disponibilidad de energéticos o de la energía.
• Proporcionar un producto que es cada vez más confiable y de alta calidad.

El estudio de movimientos

También llamado estudio de métodos de una tarea, es la investigación sistemática de las operaciones que la componen, su tipología, materiales y herramientas utilizadas.
El estudio de métodos divide y desglosa la tarea en una parte razonable de operaciones. De esta manera se entiende mejor cómo se ejecuta la tarea, y de este modo sirve para unificar un método operatorio para todos los implicados en su ejecución. Además, es el punto de partida para su mejora, si bien se hace notar que el hecho de describir un método operatorio ya es en sí una mejora, probablemente la más importante.

El estudio de movimientos se puede aplicar en dos formas, el estudio visual de los movimientos y el estudio de los micromovimientos. El primero se aplica más frecuentemente por su mayor simplicidad y menor costo, el segundo sólo resulta factible cuando se analizan labores de mucha actividad cuya duración y repetición son elevadas.

Objetivos del estudio de movimientos

• Eliminar o reducir los movimientos ineficientes.
• Acelerar u optimizar los movimientos eficientes.

Procedimiento del estudio de tiempos y movimientos

Cruelles (pp. 43-45), sintetiza el proceso del estudio de tiempos y movimientos así:

Una tarea está compuesta por un conjunto de operaciones que podrán ser de distintos tipos; su duración se medirá con un cronómetro quedando registrado el tiempo. Previo al registro del tiempo, el analista debe valorar y asignar la actividad. Para cada operación se deberá tomar un número determinado de mediciones en función de su complejidad, dimensión, repetición e importancia.

Después de tomar el número necesario de mediciones, se realizará un escrutinio para cada operación que compone la tarea a fin de obtener el tiempo normal de esta. El analista debe ser lo más detallista posible para ser justo y evitar que se produzcan desviaciones. El objetivo es que los tiempos calculados sean equitativos tanto para la empresa como para el trabajador.

A cada tiempo normal se le aplicarán sus correspondientes suplementos, obteniendo así el tiempo corregido de cada operación. El siguiente paso será calcular cuál es la frecuencia normal de cada operación, es decir, las veces que se repite. Esta frecuencia será variable en función de una serie de fórmulas y parámetros estadísticos. Con todo este proceso, lo que se pretende es llegar a simular, en una hoja de cálculo (estudio de métodos -movimientos- y tiempos), todas las variables y parámetros que influyen en el tiempo de una tarea.

THERBLIGs

Dentro del estudio de movimientos hay que resaltar los movimientos fundamentales, estos movimientos fueron definidos por los esposos Gilbreth y se denominan THERBLIGs, son 17 y cada uno es identificado con un símbolo gráfico, un color y una letra o sigla:

THERBLIG	LETRA O SIGLA	SÍMBOLO	COLOR
Buscar	B		Negro
Seleccionar	SE		Gris Claro
Tomar o Asir	T		Rojo
Alcanzar	AL		Verde Olivo
Mover	M		Verde
Sostener	SO		Dorado
Soltar	SL		Carmín
Colocar en posición	P		Azul
Precolocar en posición	PP		Azul Cielo
Inspeccionar	I		Ocre Quemado
Ensamblar	E		Violeta Oscuro
Desensamblar	DE		Violeta Claro
Usar	U		Púrpura
Retraso Inevitable	DI		Amarillo Ocre
Retraso Evitable	DEV		Amarillo Limón
Planear	PL		Castaño o Café
Descansar	DES		Naranja

Estos movimientos se dividen en eficientes o efectivos e ineficientes inefectivos así:

Movimientos eficientes o Efectivos

• De naturaleza física o muscular: alcanzar, mover, soltar y precolocar en posición.
• De naturaleza objetiva o concreta: usar, ensamblar y desensamblar.

Movimientos ineficientes o Inefectivos

• Mentales o Semimentales: buscar, seleccionar, colocar en posición, inspeccionar y planear.
• Retardos o dilaciones: retraso evitable, retraso inevitable, descansar y sostener.

Los principios de la economía de los movimientos

Hay tres principios básicos, los relativos al uso del cuerpo humano, los relativos a la disposición y condiciones en el sitio de trabajo y los relativos al diseño del equipo y las herramientas.

Los relativos al uso del cuerpo humano

• Ambas manos deben comenzar y terminar simultáneamente los elementos o divisiones básicas de trabajo y no deben estar inactivas al mismo tiempo, excepto durante los periodos de descanso.
• Los movimientos de las manos deben ser simétricos y efectuarse simultáneamente al alejarse del cuerpo y acercándose a éste.
• Siempre que sea posible deben aprovecharse el impulso o ímpetu físico como ayuda al trabajador y reducirse a un mínimo cuando haya que ser contrarrestado mediante un esfuerzo muscular.
• Son preferibles los movimientos continuos en línea recta en vez de los rectilíneos que impliquen cambios de dirección repentinos y bruscos.
• Deben emplearse el menor número de elementos o therbligs y éstos se deben limitar de más bajo orden o clasificación posible. Estas clasificaciones, enlistadas en orden ascendente del tiempo y el esfuerzo requeridos para llevarlas a cabo, son:

1. 1. Movimientos de dedos.
   2. Movimientos de dedos y muñeca.
   3. Movimientos de dedos, muñeca y antebrazo.
   4. Movimientos de dedos, muñeca, antebrazo y brazo.
   5. Movimientos de dedos, muñeca, antebrazo, brazo y todo el cuerpo.

• Debe procurarse que todo trabajo que pueda hacerse con los pies se ejecute al mismo tiempo que el efectuado con las manos. Hay que reconocer que los movimientos simultáneos de los pies y las manos son difíciles de realizar.
• Los dedos cordial y pulgar son los más fuertes para el trabajo. El índice, el anular y el meñique no pueden soportar o manejar cargas considerables por largo tiempo.
• Los pies no pueden accionar pedales eficientemente cuando el operario está de pie.
• Los movimientos de torsión deben realizarse con los codos flexionados.
• Para asir herramientas deben emplearse las falanges o segmentos de los dedos, más cercanos a la palma de la mano

Los relativos a la disposición y condiciones en el sitio de trabajo

• Deben destinarse sitios fijos para toda la herramienta y todo el material, a fin de permitir la mejor secuencia de operaciones y eliminar o reducir los therblings buscar y seleccionar.
• Hay que utilizar depósitos con alimentación por gravedad y entrega por caída o deslizamiento para reducir los tiempos alcanzar y mover; asimismo, conviene disponer de expulsores, siempre que sea posible, para retirar automáticamente las piezas acabadas.
• Todos los materiales y las herramientas deben ubicarse dentro del perímetro normal de trabajo, tanto en el plano horizontal como en el vertical.
• Conviene proporcionar un asiento cómodo al operario, en que sea posible tener la altura apropiada para que el trabajo pueda llevarse a cabo eficientemente, alternando las posiciones de sentado y de pie.
• Se debe contar con el alumbrado, la ventilación y la temperatura adecuados.
• Deben tenerse en consideración los requisitos visuales o de visibilidad en la estación de trabajo, para reducir al mínimo la fijación de la vista.
• Un buen ritmo es esencial para llevar a cabo suave y automáticamente una operación y el trabajo debe organizarse de manera que permita obtener un ritmo fácil y natural siempre que sea posible.

Los relativos al diseño del equipo y las herramientas

• Deben efectuarse, siempre que sea posible, operaciones múltiples con las herramientas combinando dos o más de ellas en una sola, o bien disponiendo operaciones múltiples en los dispositivos alimentadores, si fuera el caso (por ejemplo, en tornos con carro transversal y de torreta hexagonal).
• Todas las palancas, manijas, volantes y otros elementos de control deben estar fácilmente accesibles al operario y deben diseñarse de manera que proporcionen la ventaja mecánica máxima posible y pueda utilizarse el conjunto muscular más fuerte.
• Las piezas en trabajo deben sostenerse en posición por medio de dispositivos de sujeción.
• Siempre que exista la posibilidad de utilizar herramientas mecanizadas (eléctricas o de otro tipo) o semiautomáticas, como aprietatuercas y destornilladores motorizados y llaves de tuercas de velocidad, debe hacerse.

A continuación cuatro video-lecciones para complementar la comprensión del lector sobre el estudio de tiempos y movimientos, importante tema de la gestión de operaciones:

1. En el primero, el profesor Víctor Yepes, de la Universidad Politécnica de Valencia, explica cómo el estudio del trabajo puede mejorar la productividad, expone los conceptos de trabajador calificado y ritmo de trabajo y enseña cómo calcular el tiempo tipo de una actividad.
2. En el segundo, es el profesor Cristóbal Miralles, también de la Universidad Politécnica de Valencia, quien presenta la metodología para la realización de un estudio de tiempos con elementos acíclicos de trabajo, pero antes hace un repaso al procedimiento general para el estudio de tiempos.
3. En el tercero, la profesora Silvia Flores, del SENATI del Perú, explica cómo medir el trabajo a través de la técnica del cronómetro.
4. El cuarto es un video muy didáctico, de la Universidad Nacional de San Agustin del Perú, acerca del estudio de movimientos, específicamente los principios de economía de movimiento en puestos de trabajo.

Volviendo al especio tiempo histórico de Taylor y Fayol. Las Normas en Terminología de Ingeniería Industrial definen estudio de tiempos como «una técnica de medición del trabajo que consiste en medir el tiempo de una tarea de manera cuidadosa con un instrumento de medición apropiado, ajustado para cualquier variación observada en un esfuerzo o ritmo normal y así establecer el tiempo adecuado para piezas como elementos externos, retrasos inevitables o a causa de maquinaria, descanso para vencer la fatiga y necesidades personales».

Los sistemas de estudio de tiempos y movimientos son asumidos de forma frecuente como términos intercambiables que describen teorías equivalentes. Sin embargo los principios subyacentes y las razones para la creación de cada método respectivamente son distintas a pesar de ser originadas por la misma escuela de pensamiento.

La aplicación de la ciencia a problemas de negocios y el uso de los métodos de estudio de tiempos en el arreglo y planeación del trabajo fue introducido por Frederick Winslow Taylor. ​ Este personaje colaboró con directores de fábricas y dado el éxito de estas discusiones escribió varios artículos proponiendo el uso de normas de salarios contingentes basadas en un estudio científico de tiempos.​ En su nivel más básico el estudio de tiempos involucró desmenuzar cada tarea en varias partes, coordinando cada una y reorganizando las mismas en el método más eficiente de trabajo.​ Por medio de cálculos y conteos Taylor buscó transformar la administración, la cual era una tradición esencialmente oral, en un conjunto de técnicas escritas y a base de cálculos.

Taylor y sus colegas pusieron énfasis en el contenido de un trabajo justo y buscaron maximizar la productividad independientemente del costo psicológico para el trabajador. ​ Por ejemplo, Taylor pensó que el tiempo improductivo debía ser utilizado como un intento a considerar para los trabajadores de manera que pudieran promover sus mejores intereses y para mantener a los empleados sin conocimiento de qué tan rápido se puede llevar a cabo una tarea.¹¹​ Este mecánico punto de vista del comportamiento humano definido por Taylor preparó el camino para que las relaciones humanas sustituyeran la administración científica en términos de éxito literario y aplicación gerencial.

Críticas

En respuesta a los estudios de tiempos y la forma de ver la naturaleza humana por parte de Taylor, se presentaron varias críticas y reacciones fuertes. Algunos trabajadores, por ejemplo, consideraron el estudio de tiempos como una herramienta disfrazada para la administración diseñada con el fin de estandarizar e intensificar el ritmo de la producción. De igual forma, personajes tales como Gilbreth (1909), Cadbury​ y Marshall​ realizaron fuertes críticas hacia Taylor y permearon su trabajo con subjetividad. Por ejemplo, Cadbury ​ en respuesta a Thompson​ manifestó que de acuerdo con la administración científica, las habilidades e iniciativas del trabajador son trasladados de este a la administración, una visión retomada por Nyland.​ Además las críticas hacia Taylor condenaron la falta de fundamento científico en sus estudios de tiempos,​ en el sentido de que estos dependían puramente de interpretaciones individuales de lo que los trabajadores hacían realmente. No obstante, el valor de racionalizar los métodos de producción es indiscutible y apoyado por académicos como Gantt, Ford, Munsterberg y la sociedad de miembros de Taylor como Mr C.G. Renold, Mr W.H. Jackson y Mr C.B. Thompson.​

Los estudios de tiempo adecuados están basados en repetidas observaciones, de tal forma que los movimientos realizados de manera diferente para la misma tarea por uno o varios trabajadores se puedan grabar y así determinar los valores que son realmente repetitivos y medibles. Los buenos estudios nunca se analizan solo una vez.

Estudio de movimientos

A diferencia de Taylor, y motivados por los métodos de estudio de tiempos de este personaje, los Gilbreth propusieron un lenguaje técnico que permitiera un análisis del proceso laboral en un contexto científico.¹⁸​ Los Gilbreth hicieron uso de conocimientos científicos para desarrollar un método de estudio fundamentado en el análisis de movimientos de trabajo’, el cual consiste en filmar los detalles de la actividad realizada por el trabajador’ y su postura corporal mientras se toma el tiempo. Las grabaciones sirvieron para dos motivos. Uno de ellos fue la anotación visual de cómo se realizaba el trabajo, enfatizando áreas de mejora. En segundo lugar, las grabaciones también sirven con el propósito de entrenar a los trabajadores sobre la mejor forma de realizar su labor.¹⁸​ Este método permitió a los Gilbreth construir en los mejores elementos de este flujo de trabajo y crear una mejor práctica estandarizada.​

Taylor vs Los Gilbreth

Aunque para Taylor el estudio de movimientos permaneció subordinado por el estudio de tiempos, la atención que prestó a la técnica de estudio de movimientos demostró la seriedad con la que consideraba el método de los Gilbreth. La caída de Taylor en 1914, con el fundamento de las actitudes de los trabajadores, significó para los Gilbreth tener que argumentar en contra de los sindicatos, comisiones de gobierno y Robert Hoxie,​ quien creía que la administración científica era imparable.​ Se le fue encomendado a los Gilbreth probar que el estudio de movimientos, de manera particular, y la administración científica, de manera general, incrementan la producción industrial en maneras que mejoran y no le restan importancia al poder de la salud física y mental de los trabajadores. Esta no fue una tarea simple y dio propaganda al reporte Hoxie y a la oposición en contra de la administración científica. Además la credibilidad y éxito académico de los Gilbreth continuó siendo obstaculizado por Taylor, quien mantuvo la idea de que el estudio de movimientos no eran más que una continuación de su trabajo.

Mientras Taylor y los Gilbreth continuaron siendo criticados por sus respectivos trabajos, debe recordarse que ellos escribieron en un tiempo de reorganización industrial y surgimiento de largas y complejas organizaciones con nuevas formas de tecnología. Además para equiparar la administración científica con el estudio de tiempos y movimientos y acto seguido con el control laboral no solo malinterpreta el alcance de la administración científica, sino que también malinterpreta los incentivos de Taylor acerca de proponer un estilo diferente de pensamiento en la administración.​

Procedimiento directo de estudio de tiempos

A continuación se muestra el procedimiento desarrollado por Mikell Groover para un estudio de tiempos directo:​

1. Definir y documentar el método estándar.
2. Dividir la tarea en elementos de trabajo.

   Estos primeros dos pasos son prioridad para elegir el ritmo oportuno. Familiarizan al analista con la tarea y le permiten intentar mejorar el procedimiento de trabajo antes de definir el tiempo estándar.

3. Cronometrar los elementos de trabajo para obtener el tiempo observado para la tarea.
4. Evaluar el ritmo del trabajador relativo al desempeño estándar (clasificación del desempeño), para determinar el tiempo normal.

   Tome nota de que los pasos 3 y 4 se completan de manera simultánea. Durante estos pasos, diferentes ciclos de trabajo son cronometrados y el desempeño de cada ciclo es calificado por separado. Finalmente, los datos obtenidos en estos pasos son promediados para generar el tiempo normalizado.

5. Aplicar un margen de error al tiempo normal para calcular el tiempo estándar. Los márgenes de factores necesarios en el trabajo son añadidos para calcular el tiempo estándar de la tarea.

Dirigiendo estudios de tiempo

De acuerdo a manuales para la correcta práctica de los estudios sobre la producción​ un estudio de tiempos completo consiste en:

1. Estudiar la meta a conseguir;
2. Diseño experimental;
3. Recopilar los tiempos;
4. Análisis de datos;
5. Reportar los resultados.

La recopilación de tiempos se puede realizar de varias formas, dependiendo de la meta del estudio y las condiciones ambientales. Los datos de tiempos y movimientos pueden ser capturados con un cronómetro común, una computadora portátil o una cámara de video. Existen varios paquetes de software utilizados para convertir una palmtop (agenda electrónica) o una PC portátil en un dispositivo de estudio de tiempos. Como alternativa, los datos de tiempos y movimientos pueden ser tomados automáticamente de la memoria de las máquinas automatizadas (por ejemplo estudios de tiempo automatizados). Un método de los pioneros de la gestión  que aún tiene vigencia.

Referencias:

• Chiavenato, Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración, McGraw-Hill, 1995.
• Cruelles, José Agustín. Mejora de métodos y tiempos de fabricación, MARCOMBO, 2012.
• M.E. Mundel, Estudio de Tiempos y Movimientos, Continental, 1984.
• Niebel, Benjamin, Ingeniería Industrial. Estudio de Tiempos y Movimientos. Alfa Omega, 1996.
• Sáinz Yunes, Luis Rafael. Diseño del trabajo, ITESM, 2001.
• Wikipedia
• revista Si crees, innovas

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