La curiosa ley que explica por qué hay empleados cuya única función parece ser convocar reuniones inútiles

  • BBC Radio 4
  • Serie “Leyes que no son leyes”

Chica poniendo cuadrados en línea

FUENTE DE LA IMAGEN,GETTY IMAGES ¿Has notado que si tienes dos horas para hacer una tarea la terminas pero si tienes cinco, te toma todo ese tiempo?

“El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”.

Eso escribió en un ensayo humorístico y paradójico para la revista The Economist en 1955 Cyril Northcote Parkinson, probablemente sin anticipar que iba a ser citada repetidamente por personas frustradas en todo el mundo.

Cómo la Ley de Parkinson afecta nuestras vidas ▷ Vivirtiendo

Tuvo eco porque “captura algo que puedes reconocer instantáneamente como verdad”, señala Phil Coggan, columnista de The Economist sobre gestión y trabajo.

“Posponemos las cosas y todos tratamos de prolongar las tareas si no tenemos nada más que hacer en el día”.

La frase empezó a conocerse como la “ley de Parkinson y, así como la ley de Boyle explica cómo el gas se propaga hasta ocupar un espacio, esta habla de cómo el trabajo se expande para llenar el tiempo.

Según el creador mismo, “es una ley fundamental de la burocracia”.

“Es una ley de la naturaleza, por supuesto: yo no la inventé, la descubrí. Y tiene una serie de corolarios importantes”, decía.

Y son esos, para Coggan, lo más interesante del ensayo.

Muchos para hacer poco

Después de los dos párrafos en los que explica la idea básica de que estiramos nuestra tarea hasta llenar el tiempo disponible, “la mayor parte (del texto) trata sobre la burocracia y cómo a los funcionarios les gusta nombrar a otros funcionarios para que trabajen para ellos”.

El trabajo crea trabajo, para hacer frente a ese nuevo trabajo empleas subordinados, lo cual crea más trabajo…

Al final, el trabajo está infestado de empleados encargados de que se haga el trabajo, que en realidad no están haciendo ningún trabajo.

Chica encima de una pirámide de cubos desorganizados

FUENTE DE LA IMAGEN,GETTY IMAGES. Las pirámides de las organizaciones empiezan a generar capas que no tienen otro propósito que introducir jerarquías, que ayudan a promover a unos empleados para complacerlos y mantenerlos motivados.

Es burocracia sin creatividad.

Coggan admira la sucinta observación de Parkinson sobre cómo la capacidad de trabajo añadido supera con creces la demanda.

Tiene una explicación maravillosa de por qué ocurre eso: no empleas a un solo subordinado porque puede convertirse en tu rival, así que nombras dos o tres, para que compitan entre sí y no contigo.

“Luego, pasas mucho tiempo instruyéndolos sobre el trabajo que tienen que hacer, y revisándolo una vez que lo han hecho.

“Yo fui brevemente funcionario antes que periodista, y lo que ocurría era que escribías un memorándum que pasaba al siguiente nivel y luego al que estaba por encima, y eventualmente a otros tres superiores.

“Al final, se produciría algo que casi no tenía relación con el inicial. Pero eso creaba trabajo para muchos y justificaba sus posiciones y sus salarios más altos.

“Esa es la forma maravillosa en la que Parkinson explicó por qué la burocracia tiende a multiplicarse”.

¿Hacemos una reunión?

Chico tapándose la cara

FUENTE DE LA IMAGEN,GETTY IMAGES. ¿Otra reunión?… ¡Nooooo!

Parkinson era un historiador naval pero su resumen sucinto y entretenido del comportamiento humano lo convirtió en un famoso comentarista sobre estructuras organizativas e hizo carrera como orador corporativo..

Y aunque estamos hablando de estructuras que crecían con relaciones internas cada vez más complicadas hace 70 años, muchos argumentan que en la actualidad tales problemas todavía existen: que muchos lugares de trabajo siguen siendo como un organismo vivo que crece y se reproduce.

“Algo similar sucede hoy, por supuesto, con las reuniones”, señala Coggan.

“Cuando empecé a ser columnista inventé una ley que dice que el 80% del tiempo del 80% de la gente en las reuniones se desperdicia y creo que es una regla bastante general.

“La mayoría de los asistentes a las reuniones están ahí, cruzados de brazos o mirando sus teléfonos, esperando a que estas terminen”.

Una regla que quizás debería existir es que no debería convocarse otra hasta que no se compruebe que algo tangible ha ocurrido desde la reunión anterior.

“¡Pero aún así probablemente convocarían una prerreunión para discutir qué se discutirá en esa próxima reunión!”.

El coeficiente de ineficiencia

Como tantos, al físico matemático Peter Kilmek tampoco le gusta malgastar su tiempo en reuniones.

Es miembro del Centro de Ciencias de la Complejidad de Viena y, entre otros logros, fue el primero en demostrar matemáticamente que con el tiempo los gobiernos están destinados a volverse ineficaces.

Pero hace unos años, después de que su empleador, la Universidad Médica de Viena, hiciera una reestructuración, descubrió que el tiempo que tenía que dedicar a comités y otras tareas administrativas se multiplicó por cinco.

“Pasamos de ser un grupo de entre cinco y 10 personas a ser un departamento de 80, y pensamos que íbamos a ser más productivos. Pero ocurrió lo contrario: estábamos cada vez más agobiados por el trabajo burocrático, que es lo que queríamos evitar.

Chica tratando de decidir por dónde ir en un laberinto

FUENTE DE LA IMAGEN,GETTY IMAGES. Si tienes que tomar una decisión, lo mejor es no involucrar a mucha gente.

“Siendo investigadores, nos dio curiosidad”.

Por casualidad, había leído un libro de Parkinson y quiso convertir la ley y algunos de sus corolarios en un modelo matemático que pudiera ser probado, en particular algo que llamó el “coeficiente de ineficiencia”.

Y tras analizar gabinetes de todo el mundo, concluyó que el 20 era el número mágico, la cantidad de miembros que separaba a los órganos eficaces en la toma de decisiones de los que no lo eran.

El equipo de Kilmek, utilizando un modelo basado en redes de flujo de información, confirmó el descubrimiento.

El modelo matemático ha servido para evitar el crecimiento burocrático inútil y para aconsejar, con el respaldo de la ciencia, quesi tienes una decisión importante que tomar, no incluyas demasiadas personas“.

Burocracia en cuarentena

Pero ¿sigue siendo válida la Ley de Parkinson en esta época en la que muchos trabajamos en casa?

Coggan argumenta que antes de la pandemia gran parte de nuestro comportamiento estaba impulsado por el hecho de que en cualquier organización había un jefe observando.

Chica en columpio

FUENTE DE LA IMAGEN,GETTY IMAGES. Hay gente que aprovecha el no tener que pretender estar ocupada.

“Sabemos que tenemos que mostrarle a nuestro jefe que estamos ocupados, así que hemos desarrollado a lo largo de años estrategias —como mirar los documentos, hacer llamadas telefónicas, etc.— para llenar el tiempo.

“Pero en la cuarentena dejamos de ser observados directamente por el jefe y pienso que eso ha dividido a la gente en dos grupos.

“Los holgazanes pueden ser eficientes y hacer las tareas lo más rápido posible, para que el resto del tiempo sea de auténtico ocio, sin tener que pretender que están trabajando.

“Para ellos, la ley ahora es: ‘el trabajo se encoje para llenar el menor tiempo requerido’.

“Pero hay otro grupo, que llamo los estajanovistas (personas de la ex Unión Soviética que eran excepcionalmente trabajadoras y productivas), que están ansiosos pues les preocupa que parezca que están holgazaneando en casa.

“Para ellos, se disolvieron las barreras entre la oficina y su hogar, de manera que hasta trabajan más que antes.

“Para ellos, ‘el trabajo se expande para llenar todas las horas'”.

Zooooom

Entre tanto, los jefes han tenido que encontrar maneras de hacerse notar.

Chico sentado mirando para abajo

FUENTE DE LA IMAGEN,GETTY IMAGES. Los jefes se quedaron sin público que los viera serlo.

“Los gerentes también tienen que demostrar su valor. Cuando estás en una oficina convencional, deambulan, vienen y charlan y así. Es más difícil hacer eso cuando la gente está trabajando desde casa, así que Zoom es ideal para este propósito”, apunta el columnista.

“He hablado con muchos gerentes y dicen que se pasan los días en reuniones Zoom”.

Así que para los gerentes, esa herramienta se ha expandido para llenar el tiempo disponible.

Parkinson no era un activista, escribió una broma que —como todos los chistes buenos— se basaba en una verdad que se vuelve más cierta a medida que crece la burocracia.

A él las instituciones le parecían graciosas. Si trabajas en una, es mejor que les encuentres la gracia o corres el riesgo de perder la cordura, o hasta tu empleo, si descubres que es uno de esos creados para que otro estuviera encargado de supervisarte, justificando el trabajo de otro más a quien ascendieron, porque su jefe quería un salario más alto y…

46 Comentarios

Dejar respuesta

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

  1. Para cumplir con los objetivos marcados se debe marcar prioridades y optimizar al máximo los espacios de tiempo que se dedican a realizar esas tareas evitando las distracciones. Si bien se sabe que las empresas deben mantener un orden jerárquico, muchas veces se encuentran subniveles que parecen ser fundamentales pero en la práctica realmente no son de suma importancia para el desarrollo de esas funciones, se ha demostrado que no es necesario una gran cantidad de personal en las áreas de trabajo ya que al contrario de hacer un trabajo más eficiente, hace que los procesos sean más largos y las ideas principales se pierdan.

  2. Que excelente manera de explicarnos este tema mediante un artículo que debemos considerar en nuestra rutina laboral.
    Toda Reunión laboral debe ser productiva y hacer seguimiento a los puntos acordados en dicha reunión, a mí como Gerente General no me gustaría que se pierda tiempos en reuniones innecesarias que no generen cosas productivas para la empresa.

    Las reuniones deben estar bien organizadas, las reuniones potencian la colaboración y las comunicaciones, además de mantener motivados a los empleados. Es importante definir que reuniones son necesarias y las que no DESCARTARLAS para un mejor ambiente laboral.

  3. Practica realizada en la mayoría de empresas, en las que los empleados no son productivos durante su horario de trabajo , por el contrario, esperan a la hora de salida para poder retirarse, sin importarles el futuro de la organización para que laboran. Muchas veces podemos escuchar el típico comentario “no me pagan lo suficiente” como una excusa de desinterés en el desarrollo de las funciones, buscando solo cumplir con lo justo.

  4. Muchas empresas crean puestos de trabajo que agilizan la producción y los trabajadores se aprovechan de ello ya que al haber una tarea específica ellos buscan la manera de terminarlo más rápido pero hacen q se vuelva como un día. Este artículo permite entender el propósito de las empresa y trabajadores que a la par de mejorar la producción, lo único que importa es cumplir el horario de trabajo.

  5. Un artículo muy informativo, es verdadero sobre la tendencia a procrastinar las actividades y ocupar el tiempo con tareas que nos distraen de nuestro objetivo principal. Debemos autorregular nuestra conducta para poder hacer frente a esta ley, ser eficientes y mejorar nuestros resultados.

  6. La ley de Parkinson advierte de dos errores: Crecer por un motivo equivocado y crear una burocracia interna que se lleve buena parte del tiempo. Se debe determinar el alcance de un proyecto o trabajo. Siempre existe una posibilidad de mejora que provocará que el proyecto siga expandiéndose en el tiempo. Más allá de cierto tiempo, no hay relación directa con los resultados. La Ley de Parkinson se conecta con la de Pareto, porque nos obliga a identificar cuál es el 20% de la tarea que es más importante.

  7. La ley de Parkinson, una ley bastante interesante. Lamentablemente la burocracia se basa en ello, que se genera por crear cada vez más cargos que ralentizan los procesos, hay puestos que están demás y pueden ser realizados por una persona. Por otro lado, se debe programar tiempos límites para alcanzar los objetivos planteados y, de esta manera, evitar tener tiempo sobrante. Parte de los beneficios de enfrentar este problema son el aumento de la productividad, evitar la procastinación y obtener más tiempo libre. Sin duda, un tema relevante que debe ser analizado por todos. Buen artículo.

  8. Muy interesante el artículo. Nos explica sobre la ley del Parkinson y en como de deberia desarrollar el tiempo para las reuniones, en saberlo emplear de manera correcta y no excedernos para también en las reuniones que tengan las empresas sepan resolver todas las dudas de sus empleados.

  9. Bastante interesante y bastante lamentable a la vez, una manera muy “pobre” de como nosotros desaprovechamos nuestro tiempo y no sabemos administrarlo adecuadamente en el trabajo, contamos con cierto tiempo para realizar ciertas actividades laborales que no demoran demasiado sin embargo, demoramos más de lo debido. Se requiere de especialistas en planificacion y recursos humanos para lograr una mejor administración de las horas laborales en los empleados.

  10. Es muy lamentable pero muy cierto. La ley de Parkinson en donde habitualmente vemos en algunas organizaciones que posponen los trabajos laborales y todos tratan de prolongar las tareas si no tenemos nada más que hacer en el día. Esta ley es muy cierto en la mayor parte que se da, es nueva para mi, pero no es nueva para todo tipo de reuniones que se da o juntas para cuestiones laborales. Es por ello, que el 80% del tiempo del 80% de la gente en las reuniones se desperdicia y creo que es una regla bastante general. Para ello debemos trabajar conjuntamente con organismos que se especialicen en tratar temas de planificación y relaciones humanas con sus empleados y subordinados.

  11. Me parece muy interesante la ley de Parkinson, de cómo nosotros teniendo una determinada cantidad de tiempo para hacer nuestras actividades, nos toma más del debido para abarcar todas las horas de trabajo, también se debe de analizar la importancia de las reuniones y los temas a tratar en ellas para que se haga un uso correcto en la administración de tiempo.

  12. Interesante artículo, es cierto que existen deficiencias en algunos sistemas administrativos, sobre todo en empresas estatales, que se han visto expuestas con el tema de trabajo remoto. Me parece perfecto que se promueva la mejor funcionalidad de las empresas -y repito, principalmente las del estado- así los usuarios seremos beneficiados y además se generará una mejor producción.

  13. ¡Articulo interesante! Ya que nos muestra como la capacidad de trabajo añadido supera con creces la demanda, el tiempo muestra gran relevancia como para gastarlos en cosas innecesarias e ineficaces, asimismo si uno quiero lograr resultados positivos y lograr con sus objetivos debe optar por resolver tareas de relevancia, a la vez dedicarlas más tiempo, planificarlas y no desperdiciarlos.

  14. El presente texto expone un problema que es visto a manera de gracia por su autor, pero nos demuestra un verdadero problema de fondo, que se viene arrastrando hasta la actualidad e incluso se hace más difícil con el trabajo remoto. Si bien se sabe que las empresas deben mantener un orden jerárquico, muchas veces se encuentran subniveles que parecen ser fundamentales pero en la práctica realmente no son de suma importancia para el desarrollo de esas funciones, se ha demostrado que no es necesario una gran cantidad de personal en las áreas de trabajo ya que al contrario de hacer un trabajo más eficiente, hace que los procesos sean más largos y las ideas principales se pierdan. Por ello es importante analizar las funciones en las empresas y designar cantidades de personal razonables, que en vez de priorizar cantidad, se priorice calidad y eficiencia de estos, logrando que a mediano y largo plazo ayuden a cumplir las metas empresariales en tiempos definidos.

  15. La ley de parkinson muy bien explicada en el ambito de la burocracia nacional. Cada cierto tiempo se crean más ministerios aumentando más el gasto público.
    Se debería controlar el tiempo en el cual logras llegar a tu meta y en base a eso realizar una nueva convocatoria para un nuevo puesto.

  16. Un artículo muy interesante sin duda,pues está ley del Parkinson es la primera vez que la escucho y tiene mucha razón, de manera personal creo que se puede visualizar muchas veces está ley en el estado es decir los funcionarios o congresistas del estado que muchas veces contratan a personas para hacer sus trabajos no digo que sean todos pero si considero que son la mayoría de tal forma que se desperdicia dinero importante que muchas veces salen de nuestros bolsillos.

  17. Este es un artículo interesante donde se habla acerca que mientras más tiempo tengamos libre en el trabajo las tareas o funciones que se desempeñen duraran más tiempo, todo el tiempo que tengamos disponible en ese momento. También menciona que la burocracia si bien permite generar más puestos de trabajo hace más largas las tareas ya que tienen que pasar de una mano a otra. Con esto tenemos la idea que al momento de hacer grupos de trabajo estos no deben abarcar muchas personas para hacer más rápido y fácil realizar las tareas establecidas

  18. Evitar lo que te perjudica y anticiparse a aquellas conductas que conducen a la procrastinación son las claves para hacer frente a la Ley de Parkinson en el trabajo o en cualquier otro ámbito. Para cumplir con los objetivos marcados se debe marcar prioridades y optimizar al máximo los espacios de tiempo que se dedican a realizar esas tareas evitando las distracciones. De esta manera, se reducirá el tiempo empleado en llevarla a término. Esto va de la mano con parte de la interpretación del artículo.

  19. Para aplicar la Ley de Parkinson lo primero que hay que hacer es marcarse un objetivo. De no ser así, la tarea se dilatará en el tiempo. Además, existe una norma básica que sostiene que si una tarea requiere poco tiempo para realizar hay que hacerla de inmediato sin planificación. De esta manera, se ahorra tiempo y se reduce el número de tareas pendientes. Además, también ayudar a crear una rutina y adquirir hábitos de trabajo.
    Técnica Pomodoro: basada en la filosofía del time boxing, su objetivo es fijar un tiempo máximo para realizar tareas, tomar decisiones y lograr objetivos. Consiste en dividir el tiempo de trabajo en bloques de 25 minutos a los que se les denomina “pomodoros”. Cuando se concluye un bloque, hay 5 minutos de descanso y tras 3 bloques de 25 se puede descansar entre 15 y 20 minutos. Durante el pomodoro no se permite ninguna distracción y en los minutos de descanso, no se permite ninguna tarea que requiera un esfuerzo mental.

  20. Las tres leyes fundamentales de Parkinson son:
    “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
    “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
    “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia” (Parkinson la llamaba ley de la trivialidad).
    Actualmente sigue dando que hablar y es motivo de análiis en plena cuarentena.

  21. Burocracia en cuarentena.- Pero ¿sigue siendo válida la Ley de Parkinson en esta época en la que muchos trabajamos en casa?
    Coggan argumenta que antes de la pandemia gran parte de nuestro comportamiento estaba impulsado por el hecho de que en cualquier organización había un jefe observando.
    “Sabemos que tenemos que mostrarle a nuestro jefe que estamos ocupados, así que hemos desarrollado a lo largo de años estrategias —como mirar los documentos, hacer llamadas telefónicas, etc.— para llenar el tiempo.
    “Pero en la cuarentena dejamos de ser observados directamente por el jefe y pienso que eso ha dividido a la gente en dos grupos.
    “Los holgazanes pueden ser eficientes y hacer las tareas lo más rápido posible, para que el resto del tiempo sea de auténtico ocio, sin tener que pretender que están trabajando.
    “Para ellos, la ley ahora es: ‘el trabajo se encoje para llenar el menor tiempo requerido’.

  22. La Ley de Parkinson, enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.
    En una burocracia, esto es motivado por dos factores:
    ‘un funcionario quiere multiplicar sus subordinados, no rivales’, y
    ‘los funcionarios se crean trabajo unos a otros.’
    Cyril Northcote Parkinson la enunció en el libro del mismo nombre como resultado de su extensa experiencia en el Servicio Civil Británico (British Civil Service). Las observaciones científicas que contribuyeron al desarrollo de la ley incluyeron notar que a medida que el Imperio Británico declinaba en importancia, el número de empleados en la Oficina Colonial (Colonial Office) aumentaba.
    Parkinson también notó que el total de aquellos empleados dentro de una burocracia aumenta en un 5-7 por ciento por año “independientemente de las variaciones en la cantidad de trabajo (si las hay) que debe hacerse”.
    Para muchos, cuanto más tiempo se tenga para hacer algo, más divagará la mente y más problemas serán planteados. Este hecho tiene una gran aplicación en gestión del tiempo, productividad y dirección de proyectos, puesto que la fijación de cortos plazos de entrega nos ayuda a evitar que el trabajo se expanda innecesariamente

  23. Cyril Northcote Parkinson (30 de julio de 1909-9 de marzo de 1993)​ fue un historiador naval británico autor de unos sesenta libros, incluyendo ficción histórica, muchas veces basada en el período napoleónico. Es también conocido por su sátira de las instituciones burocráticas La ley de Parkinson y otros estudios (Parkinson’s Law and other studies), una colección de estudios cortos sobre la inevitabilidad de la expansión burocrática.
    La ley de Parkinson apareció por primera vez en noviembre de 1955 como artículo satírico en The Economist,​ siendo ampliada y publicada dos años más tarde en dos libros de éxito de ventas. Hoy en pandemia siguen vigentes sus postulados.