Plan de empresa de una agencia de viajes

 Consultoría Financiera Kerfant. Plan de Empresa

Si hay un sector que ha tenido que modificar totalmente el planteamiento de su modelo de negocio, ese es el sector de las agencias de viajes. La irrupción de Internet cambió para siempre las formas de comprar billetes de tren, de avión e incluso paquetes turísticos. Pero, al mismo tiempo, el auge del low cost multiplicó el número de viajeros. Por eso merece la pena plantear el plan de empresa de una agencia de viajes, que puede ser un negocio rentable, especialmente con algo de especialización

Modelo de negocio y propuesta de valor

Hasta hace unos quince años aproximadamente, para comprar un billete de avión, lo normal era dirigirse a las oficinas de una agencia de viajes. La clientela era masiva y muy generalista, y por lo tanto surgieron muchas agencias que se dedicaban a vender vuelos, billetes de tren o paquetes turísticos a esos clientes poco especializados. Se cobraba una comisión interesante en cada operación, y lo habitual es que los clientes no hicieran muchas comparativas con los precios de la competencia.

Pero poco a poco, Internet fue atrayendo a la clientela más generalista y preocupada por el precio. La aparición de los buscadores y de las compañías de bajo coste que solo vendían por Internet permitió a muchas personas conseguir buenos precios e investigar ofertas cómodamente desde el sillón de casa. En un primer momento, las agencias de viajes tradicionales se confiaron, y pensaron que sus consejos personalizados iban a retener a los clientes. Pero como la preocupación de buena parte de la clientela era comprar productos estándares al mejor precio, no pudieron competir  perdieron mucha cuota de mercado.

Hoy en día, la clave está en la especialización, el diseño del viaje a medida y la calidad del servicio. No tiene sentido competir solo por precios con las agencias online. El éxito está en centrarse en clientes que buscan consejos y aportarles precios competitivos, o incluso orientarse a nichos de mercado, con viajes totalmente a medida, totalmente originales, para clientes con un poder adquisitivo alto. U optar por productos como los cruceros y los paquetes vacacionales, que siguen funcionando muy bien.

Evolución del sector

Tras una gran caída de las ventas de las agencias minoristas entre 2007 y 2009, la situación se ha ido estabilizando y recuperando año tras año, aunque el peso de las agencias tradicionales sigue disminuyendo frente a las ventas por Internet, que en 2018 representaban un 33% del total de ventas minoristas de las agencias de viajes.

Sin embargo, hablamos de un mercado minorista (Internet excluido) de casi 10.000 millones de euros de facturación en España en 2018, lo que significa que hay lugar para empresas innovadoras y especializadas con locales a pie de calle.

Requisitos legales

En nuestro país, la competencia sobre agencias de viajes está transferida a las Comunidades Autónomas, y por lo tanto es necesario estudiar la normativa de cada región para asegurarse cumplir con la reglamentación. Para más información es recomendable consultar la página dedicada a la legislación de la Federación Empresarial de Asociaciones Territoriales de Agencias de Viajes Españolas. Antes de plantear el plan de negocio de una agencia de viajes, conocer las condiciones locales es vital.

Quizás el punto más notable de la normativa es que se exige a las agencias que depositen una fianza para cubrir responsabilidades con terceros. Se trata de un importe de 60.000€ (por poner el ejemplo de Madrid), pero que puede ser menor si la agencia se afilia a una asociación y aporta su fianza a un colectivo que funciona como una aseguradora de todos sus miembros.

No se puede empezar la actividad hasta no tener la licencia, y esto puede ser un impedimento porque en algunas ocasiones los plazos administrativos son largos.

Estudio de mercado

Estamos hablando de un negocio local, que busca vender un servicio de consejos personalizados. Por lo tanto la competencia también será local. El estudio de mercado se puede iniciar desde Internet, sacando la lista de los negocios de una zona determinada, pero después lo ideal sería ir a visitar cada agencia, preferiblemente haciéndose pasar por un cliente potencial que busca organizar un viaje.

De esta manera, se puede identificar el posicionamiento de cada competidor. Puede que algunos sean especialistas de algunas zonas en concreto, otros de algunos tipos de experiencias, otros más generalistas. Los precios son difíciles de comparar pero si siempre se plantea el mismo viaje, se puede empezar a ver una tendencia.

Estrategia de diferenciación

Supongamos que tengamos un gran conocimiento de una zona del mundo, y que hayamos detectado que las otras agencias de viaje no la venden, o no la promocionan mucho porque no son capaces de ofrecer un consejo informado. Quizás hayamos encontrado un producto diferenciador, y si esta zona tiene posibilidades, podamos dedicar nuestros esfuerzos a promocionarla, apoyándonos en los viajes que hemos hecho en persona.

Eso es solo una estrategia, orientada a la oferta, pero se puede ofrecer un servicio orientado al precio, por ejemplo garantizando que se vaya a conseguir el precio más bajo. Esto nos obligaría a tener a una persona especializada en rebuscar las mejores ofertas por la red, y a cobrar una comisión fija por el servicio. Algunas agencias incluso practican tarifas planas con sus mejores clientes, un modelo que puede ser muy lucrativo.

Otra opción es tener acuerdos directos con algunos proveedores (especialmente hoteles y empresas de ocio) para tener precios imbatibles, centrándose en unos pocos destinos pero buscando crear volumen para cada uno de ellos.

Inversión

Sin duda, la fianza que exigen las autoridades es uno de los importes más significativos en la inversión inicial de apertura de una agencia de viajes. Tampoco hay que descuidar la cantidad que puede suponer la adecuación de un local bien ubicado. No tiene que ser algo muy grande, no hay mucha inversión en equipos y mobiliario, pero aun así, entre las posibles obras de preparación, los dos meses de fianza, los muebles y los ordenadores la cantidad puede superar los 5.000€.

Estimación de ventas

Las ventas de las agencias de viajes suelen ser de mucho volumen, porque lo que facturan al cliente es todo el servicio, pero en realidad se quedan con un margen muy pequeño de lo facturado. Sin embargo, las comisiones son muy variables, dependiendo del producto.

En el caso de paquetes vacacionales, cruceros y hoteles, las agencias pueden tener una comisión cercana al 8% del importe vendido al cliente, que a menudo completan con unos pequeños gastos de gestión repercutidos al comprador. En otros productos, como billetes de avión o tren, la comisión del proveedor es paupérrima (a veces menos del 1%), y la agencia lo compensa cobrando gastos de gestión al cliente.

Evidentemente, para una agencia, especializarse en los productos más rentables es una apuesta interesante.

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¿Cuánto factura una agencia de viajes?

La facturación de una agencia de viajes es muy variable, dependiendo de si estamos hablando del pequeño negocio de barrio o de una gran cadena conocida al nivel nacional. Como en muchos otros sectores, la tendencia ha sido a la concentración, con menos puntos de venta y agencias más grandes. Como ejemplo, podemos citar que en 2018 la facturación es similar a la que había antes de la crisis, con un empleo también similar, pero un número de puntos de venta significativamente inferior.

Según un estudio reciente de Amadeus, más de la mitad de las agencias de viaje en España factura más de un millón de euros. Pero, de esa facturación tenemos que tener en cuenta que la agencia se queda solamente entre un 5 y un 10%, por lo que el margen operativo de una agencia típica sería de 75.000€. A efectos prácticos para este plan de negocio, vamos a considerar que eso es la facturación “real” de la agencia.

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Mucha estacionalidad

La estacionalidad de un negocio de viajes es importante, y los 75.000€ anuales de facturación que hemos estimado deberían ser repartidos durante el año de forma lógica. Por ejemplo, septiembre, octubre o diciembre son meses de facturación muy baja, mientras junio y sobre todo julio son meses fuertes (las vacaciones de verano se suelen tomar en agosto y comprar poco antes). Así, es posible que en julio las ventas alcancen los 9.000 mientras en diciembre apenas lleguen a los 3.500€. La estacionalidad de las ventas es un factor importante, porque influirá mucho sobre la tesorería del negocio.

Principales gastos y rentabilidad

Cuando se prepara el plan de empresa para una agencia de viajes, sin duda el alquiler y los gastos de personal son los principales puestos de gasto. A la renta mensual del local habrá que sumar los suministros habituales (luz, teléfono, Internet). También puede tener cierta relevancia la cuota de participación a una asociación profesional, y no hay que olvidar gastos iniciales (licencia de apertura por ejemplo), además de un presupuesto dedicado a la comunicación.

Una agencia mediana puede perfectamente gastarse unos 1.400€ al mes entre local y suministros, más otros 1.800€ en salarios (sueldo de un empleado y cotizaciones) y 600€ en gastos diversos (seguros, gestoría, publicidad, etc). Eso daría unos gastos anuales de 45.600€, a poner en relación con los 75.000€ de facturación mencionados antes, dejando un beneficio cercano a los 30.000€ para el emprendedor responsable de la agencia.

VÍDEOS DE APOYO ACADÉMICO:

Cómo funciona una agencia de viajes. Fuente: Súmate al Éxito

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92 Comentarios

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  1. Las Agencias de Viajes, desde su concepción como idea de negocio, tienen que basarse en un primer análisis o estudio de viabilidad para sondear si existen las condiciones adecuadas, tanto en el entorno en el que se van a mover como en su configuración interna, para el éxito del proyecto empresarial. Sea cual fuere el tamaño de la Agencia de Viajes, la especialización se ha convertido en la razón de ser de todas ellas.

  2. las estrategias empresariales sobre distribución de viajes se enmarcan de una u otra manera en los dos ejes que componen el escenario de multicanalidad. Tanto asesores de viajes como clientes se mueven indistintamente y de forma híbrida entre el online y el offline. Los grandes grupos turísticos han captado perfectamente estos hábitos de compra y han extendiendo su presencia en todos los canales.

  3. Este tipo de negocio son empresas que sirven de enlace profesional entre el turista y las empresas turísticas nacionales y extranjeras. Durante mucho tiempo se les ha considerado empresas de apoyo, sin tomar en cuenta que has desarrollado sus funciones originales y generado nuevas, para convertirse en uno de los factores importantes en la comercialización de la oferta turística a niveles local, regional, nacional e internacional, al provocar y canalizar de manera directa el desplazamiento individual y masivo. Por ello , evidentemente este sector de agencias de viajes juegan un papel muy importante de promoción profesional de recursos turísticos de interés mundial y ocupan un sitio estratégico en el desarrollo y explotación racionales del sector turístico. También es obvio que, para desempeñar adecuadamente su labor, debe existir un conocimiento profesional de las técnicas operacionales que han surgido a través de los años de existencia de este tipo de empresa eminentemente turística.

  4. Es importante que las agencias de viaje tengan todas las herramientas para que los clientes tengan la confianza de poder optar a sus servicios, dichas agencias de viaje debido a la pandemia han tenido que reinventarse enfocarse a utilizar la tecnología que es clave actualmente ya que aporta grandes beneficios a la humanidad, lo que permite crear el mejoramiento de herramientas y accesorios.

    • Gracias por el comentario y preferencias. Éxitos profesionales en esta nueva fase de tu vida en el campo de la gestión.

  5. Debido al gran cambio que ha hecho frente el sector turístico, es el de la pandemia. Donde este sector ha tenido que modificar totalmente el planteamiento de su modelo de negocio, ese es el sector de las agencias de viajes. Se tiene que reciclar, reinventar y lo importante es salir adelante ya que el mundo siempre esta en constante cambio y de igual manera los negocios.

  6. Hoy en día, la clave está en la especialización, el diseño del viaje a medida y la calidad del servicio. No tiene sentido competir solo por precios con las agencias online. El éxito está en centrarse en clientes que buscan consejos y aportarles precios competitivos, o incluso orientarse a nichos de mercado, con viajes totalmente a medida, totalmente originales, para clientes con un poder adquisitivo alto. U optar por productos como los cruceros y los paquetes vacacionales, que siguen funcionando muy bien.

  7. A menudo, este tipo de empresas tienen varias deficiencias al principio, como en el establecimiento del Cuadro de Mando Integral, que no solo sirve como una herramienta para medir el desempeño actual, sino que también es un sistema de gestión estratégica que tiene sentido en el futuro. y por tanto tener una visión completa de la empresa. Esta es una característica común de las empresas que se centran solo en sus operaciones y no en la planificación.
    Mediante la implementación de una herramienta de control de gestión, la empresa es capaz de transformar estrategia y visión, logrando alineación estratégica entre todos los miembros y recursos, asegurando así que la información se comunique con todos los niveles de la organización, reconociendo que cada miembro de la organización se siente responsable por cada logro. Más precisamente, al implementar la planificación como se describe en el artículo, al brindar un modelo de gestión, los empleados estarán más motivados y capacitados, lo que hará que los procesos internos sean más eficientes y se traducirá en una mejor calidad y calidad de los procesos y de los servicios ofrecidos. por la empresa y por ende clientes más satisfechos, aumentando la lealtad y penetración en el mercado, generando así ingresos e ingresos, y la agencia de viajes podrá mantener y mejorar constantemente su posición competitiva en el mercado, en un entorno tan rico como el Perú.

  8. Las agencias de viaje convencionales se encuentran en declive, debido al mayor acceso al internet y la gran cantidad de competencia del mundo actual, las personas ya no necesitan a un intermediario que los ayude a la hora de preparar un viaje, ya que las OTAS, han simplificado esta acción, sin grandes comisiones de por medio.
    Sin embargo, si como profesionales de turismo queremos especializarnos en estas y en el mejor de los casos, crear una empresa, debemos considerar varios aspectos importantes para no fracasar a largo plazo.
    Se debe considerar aspectos como: un estudio de mercado, para saber cual es el nicho de mercado que aun no se ha atendido y requiere de nuestra acción, así también contemplar las acciones que nos hará diferentes a las agencias convencionales.
    Por otro lado, los aspectos burocráticos para la conformación legal de la empresa, y por ultimo pero no menos importante, la rentabilidad de ésta, ya que como es de conocimiento de todos, se crea una empresa con el fin de recibir ganancias y la permanencia de la misma a largo plazo.

  9. Actualmente las agencias de viaje, en tiempos de pandemia trabajan a partir de varias estrategias, como el trabajo en redes sociales o posicionar los contenidos en los primeros lugares de los buscadores. Entre todos los servicios que ofrece, es el caso de los viajes de placer que puede ser un deseo, en cambio los viajes laborales pueden nacer a raíz de una necesidad. Pero lo que es básico es entender que todo nace a partir de los deseos, retos, necesidades que tienen los viajeros. Y es con respecto a ello, en entender y ofrecer soluciones. Ya como proceso complementario las agencia de viajes deben aprovechar en preguntar a los clientes por su experiencia, y así sacar nuevas ideas o mejoras para los siguientes viajeros.

  10. Bueno, en primer lugar agradecer al autor del articulo porque nos muestra como es la estructura de un plan de negocios específicamente en el sector Turismo, esto ayuda a tener mas claro cual es el procedimiento para realizarlo.
    De la misma forma también seria conveniente adecuar en el plan formas innovadoras de publicidad, y contemplar dentro del plan también las medidas que se tomarían para evitar el contagio y/o propagación del covid-19 en un proyecto.

  11. Las agencias de viajes ya están en proceso de transformación, enfocadas a un viajero acostumbrado a utilizar indistintamente los servicios online. La tecnología es clave y la mayoría de sectores dependerán de ella en el futuro.

  12. Toda empresa sea del rubro al que pertenezca necesita trabajar un plan de negocio ya que este le permitirá una mejor visión de lo que desea lograr y los pasos que necesite para ello. Las empresas turísticas al ser netamente enfocadas al servicio deben trabajar estas y siempre estar abiertas a cambios como la implementación de la tecnología en las formas de planear y comprar paquetes turísticos de una manera más rápida y con opción a comparar y poder elegir la mejor opción teniendo en cuenta los servicios que estos ofrezcan y los precios que manejen.

  13. El turismo es uno de los sectores económicos más cambiantes que existen, ya que constantemente se va actualizando con los deseos de los turistas, para llegar a ofrecer un viaje personalizado, por lo mismo tuvo que cambiar y adaptarse a una era tecnológica, donde las personas preferían comprar por medio de internet, hoy en día, desde la compra del boleto, hasta la estadía en el hotel, el paquete turístico, todo es comprado mediante el internet, páginas creadas exclusivamente para este tipo de compra y que incluso te sugieren a tu comodidad, por ejemplo booking.
    Actualmente el turismo ha sufrido un nuevo cambio debido a la pandemia, ahora les toca adaptarse a un nuevo sistema, a la nueva competencia, así como se adaptaron a una era tecnológica, totalmente desconocida, ahora es adaptarse a un mundo donde el entorno es inseguro para la salud, y sin duda el turismo se adaptará y pronto volveremos a tener nuevas aventuras.

  14. La globalizacion y la innovacion de la tecnologia ha plasmado cambios constantes en todo ambito; un claro ejemplo es el turismo y su constante innovacion y crecimiento. Pasan los años y cada vez tenemos turistas con nuevas necesidades y preferencias, quienes disponen de mejores recursos y exigen cada vez mas un turismo mas «adecuado» para cada uno de ellos. Por tal razon, el turismo siempre tiene que estar a la vanguardia y preparado para enfrentar nuevos retos, buscar la forma y adaptarse a los cambio. Un claro ejemplo de ello es el contexto mundial en el que vivimos ahora, tiempos en el que la pandemia ha obligado a virtualizar todo y como el turismo esta buscando reactivarse y continuar innovandose para continuar creciendo y desarrollandose.

  15. Las agencias de viajes están destinadas a reinventarse constantemente, más aún con la crisis sanitaria que estamos viviendo. Tienen que trabajar de la mano con la tecnología, ofreciendo servicios personalizados, que estos servicios generan valor y diferenciación de la competencia. ¡Excelente articulo!

  16. En esta nueva realidad, las empresas de agencias de viajes simplemente han tenido que adaptarse a esta nueva era; mucho más digitalizada en la que se tiene una mayor cantidad de clientes, mucho más críticos, más competitivos en cuanto a precios y siempre buscando el mejor servicio. Todo esto al alcance de un celular o computadora, brindándole así oportunidades nuevas de innovación y alcance para una gama variada de clientes.

  17. Excelente Artículo, ahora que por motivo del Covid-19, todas las empresas han tenido que adaptarse al cambio, una de ellas son las agencias de viaje. Ya que el sector turismo es uno de los sectores más afectados. Se han implementado tecnología y las empresas han tenido que adaptarse.

  18. Sin duda, las agencias de viaje tienen que adaptarse a los cambios bruscos que se están dando plasmándolo en sus modelos de negocio. El mayor uso de las tecnologías, el hecho de que el turista sea quien desee organizar su propio viaje gracias a que tiene todo al alcance y el incremento de ventas vía online hace que las agencias tengan que elaborar nuevas estrategias brindando servicios personalizados, diferentes pero sin dejar de ser rentables.

  19. El sector turismo siempre ha demostrado su capacidad para superar las dificultades ante crisis geopolíticas. Las compañías podrán en marcha todas las estrategias disponibles para seguir situándonos en la lista de principales países de potencia turística mundial gracias a nuestros grandes monumentos culturales y arqueológicos.
    Adaptarse a los tiempos y tomar esta crisis sanitaria como una oportunidad para crear una versión más tecnológica y a distancia, sin perder la esencia de una agencia de viajes tradicional.

  20. El turismo es uno de los sectores económico más susceptible a los cambios, por ello debe siempre de estar predispuesto a los cambios de su entorno en general. La adaptación y la innovación son las herramientas más fuertes que tiene nuestro sector y solo las empresas que tengan estos puntos como prioritarios serán las que sobrevivan al tiempo.

  21. El turismo es uno de los sectores económico más susceptible a los cambios, por ello debe siempre de estar predispuesto a los cambios de su entorno en general. La adaptación y la innovación son las herramientas más fuertes que tiene nuestro sector y solo las empresas que tengan estos puntos como prioritarios serán las que sobrevivan al tiempo.

  22. El sector de agencias de viajes es, con gran diferencia, el más castigado por la crisis económica derivada de la pandemia de Covid-19, lamentablemente considero que todo sector ha sufrido cambios y problemas de adaptabilidad, pero respecto a las agencia de viajes no han tenido la oportunidad de adaptabilidad ni de cambio ya que de la noche a la mañana se cerraron los aeropuertos, transportes en general, es por ello que ahora mas que nunca tener un buen plan ante esta nueva coyuntura será fundamental para supervivencia de las agencias de viajes.